Project management doesn't have to be just the domain of large corporations and management tables. On the contrary – small teams need to manage projects smartly to avoid getting lost in chaos, deadlines, and "yesterday" deadlines.
In this article, we'll show you step by step:
- how to plan, divide and manage a project,
- how to track time, workload and reports,
- what tools to use without costing you nerves or an entire afternoon.
🎯 1. Set a Clear Goal and Project Output
Without a goal, there's no project – just "activity".
Ask yourself:
- What is the result? (new website, internal application, training…)
- Who are we doing it for?
- When does it need to be finished?
💡 Useful: Lean Canvas, Project Brief (1 A4 with goal, deadline, scope).
🧱 2. Break Down the Project into Parts – WBS and PBS
Breakdown is the foundation of management. It's done in two ways:
🧩 WBS – Work Breakdown Structure
➡️ Breakdown into tasks, activities, phases
E.g., "Backend development", "UI design", "Testing"
📦 PBS – Product Breakdown Structure
➡️ Breakdown into outputs, components, product parts
E.g., "Frontend application", "API", "Admin section", "Documentation"
📌 WBS + PBS combination will help you:
- think both technically and product-wise,
- divide work according to real blocks,
- assign specific tasks.
🗓️ 3. Create a Schedule
Got the breakdown? Great. Now determine:
- time estimates (in hours or days),
- dependencies between tasks (what needs to be done first),
- responsible persons.
🛠️ Recommended tools:
| Tool | Suitable for… |
|---|---|
| Excel/Sheets |
simple Gantt charts, static plan
|
| Notion |
přehled + databáze + kalendář
|
| MS Project |
robustní projekty s kritickou cestou
|
| TeamGantt |
drag & drop plánování online
|
| ClickUp |
projekt + úkoly + čas
|
🎯 Doporučení: Začněte v Excelu nebo Notionu – pro malé týmy bohatě stačí.
📝 4. Zadávání úkolů a jejich správa
Bez úkolů není pohyb. Každý úkol by měl mít jasně definované parametry:
✅ Anatomie dobrého úkolu
📝 Název
Co se má udělat (jasně a konkrétně)
📋 Popis
Proč, jak, s čím (kontext a pokyny)
📅 Termín
Kdy má být hotovo (realistický deadline)
👤 Odpovědnost
Kdo za to zodpovídá (jeden hlavní assignee)
🔧 Nástroje na úkoly:
| Nástroj | Výhody |
|---|---|
| Trello |
jednoduchý, vizuální kanban
|
| ClickUp |
kombinuje tasky, time tracking a reporting
|
| Notion |
flexibilní databáze + propojení s wiki
|
| Jira |
výborný pro týmy s vývojem (sprinty, backlog)
|
🧠 Tip: Každý úkol by měl odpovídat části WBS/PBS – mějte vazbu mezi „strukturou projektu" a „tasky".
⏱️ 5. Sledujte vykázaný čas vs plán
Jedna z nejčastějších chyb v malých týmech?
📉 „Nevíme, kolik co stálo času. A proč jsme nestihli termín."
Co sledovat:
📊 Časové metriky
- • Plánovaný čas vs. odpracovaný
- • Úkoly, které trvají podezřele dlouho
👥 Týmové kapacity
- • Zbývající kapacita týmu
- • Pracnost jednotlivých projektů
🛠️ Nástroj na tracking:
| Nástroj | Funkce |
|---|---|
| SnapTime |
jednoduchý time tracking + výkazy + dashboard
|
| Toggl |
intuitivní, mobilní aplikace
|
| Clockify |
freemium, hodně funkcí zdarma
|
| Jira + Tempo |
pokročilé reporty v agilním vývoji
|
📊 SnapTime ti navíc umožní:
- spojit úkoly s časem,
- mít přehled o týmu, projektech i jednotlivcích,
- exportovat data pro klienta nebo fakturaci.
📈 6. Vyhodnocujte a iterujte
Na konci projektu nebo sprintu si dejte:
- ⚖️ Retrospektivu – co šlo dobře? Co zlepšit?
- 🧮 Srovnání plánu vs reality – kde jsme se sekli? Proč?
- 📊 Report – kolik času co stálo, jaká byla efektivita
Poučte se. Příště budete přesnější.
💡 A nebojte se upravovat procesy – v malém týmu to jde rychle a bez byrokracie.
🏁 Shrnutí: Postup v 6 krocích
| Krok | Co udělat |
|---|---|
| 1️⃣ | Stanovit cíl projektu |
| 2️⃣ | Rozpadnout projekt na části (WBS/PBS) |
| 3️⃣ | Naplánovat harmonogram |
| 4️⃣ | Rozdělit úkoly a zodpovědnosti |
| 5️⃣ | Měřit čas a pracnost pomocí SnapTime |
| 6️⃣ | Vyhodnotit, co zlepšit |
🚀 Doporučení na závěr
Začněte jednoduše
Není nutné mít rovnou Jira + Gantt + AI reporting.
Komunikujte transparentně
Vysvětlete týmu, proč děláte tracking – a co z něj získají.
Konzistence je klíčová
Nástroje jsou skvělé, ale nejdůležitější je konzistence a smysl.
📦 SnapTime vám pomůže udržet si přehled bez zbytečného mikromanagementu.
🔗 Chceš šablonu pro WBS, harmonogram nebo dashboard v SnapTime?
Ozvi se – máme připravené vzory pro efektivní projektové řízení v malých týmech.
